Tegoroczne Targi Rodzinne wzbudziły wśród niektórych wystawców sporo emocji. Chodzi głównie o edycję w Gdańsku. Po zakończeniu imprezy do organizatora wpłynął protest, pod którym podpisali się przedstawiciele kilkunastu firm. Wysłuchaliśmy opinii obu stron.

Zacznijmy jednak od edycji w Warszawie – pisanie na ten temat jest proste i zwięzłe. Targi Rodzinne w stolicy chwalili wszyscy. Przyszło dużo ludzi, nie było żadnych skarg ani problemów organizacyjnych.

— Targi Rodzinne to świetna impreza – podsumował Dariusz Gozdowski, właściciel firmy Godex Centrum, dystrybutora wózków dziecięcych. – Jestem zadowolony, do naszego stoiska podchodziło mnóstwo ludzi, czasami było ich tyle, że nie nadążaliśmy z opowiadaniem o produktach. Organizacja na wysokim, profesjonalnym poziomie, nie mam nic do zarzucenia, udział w targach będzie na pewno owocował sporymi zamówieniami.

W tym duchu wypowiadali się również pozostali wystawcy, którzy uczestniczyli w warszawskiej edycji. Zadowoleni z frekwencji oraz atmosfery na targach byli również organizatorzy.

— Wiosenną, warszawską edycję Targów Rodzinnych współtworzyło z nami blisko 100 wystawców, a na spotkanie z nimi w ciągu dwóch dni przybyło ponad 7100 rodziców i dzieci – informuje Maja Długołęcka, dyrektor projektu z RedNet, firmy organizującej imprezę. – Stoiska wystawców zachęcały kolorami, przygotowanymi kącikami dla dzieci. Każde z nich prezentowało coś innego i na każdym dzieciaki znalazły coś dla siebie w czasie, gdy rodzice byli zajęci rozmową z wystawcami.

Inne nastroje towarzyszyły jednak edycji gdańskiej. Przede wszystkim liczba odwiedzających osób była o wiele mniejsza. To był główny powód zdenerwowania niektórych wystawców.

— Targowe alejki świeciły pustkami, to była jedna z gorszych imprez na jakich się wystawiałem – mówi Dawid Kubacki z firmy InterEdu. – Według mnie targi były w znikomy sposób reklamowane, nie widziałem żadnych bilbordów. Dlatego postanowiłem napisać protest pod którym podpisało się zresztą wielu wystawców.

„Z przykrością stwierdzamy, że Targi Rodzinne nie spełniły oczekiwań większości wystawiających się firm – czytamy w piśmie skierowanym do organizatora. – Niezadowalająca okazała się frekwencja. (…) Nie stało się tak zapewne z powodu niewystarczającego nagłośnienia imprezy. (…) Nawet sami klienci, podczas rozmów z nami wyrażali zdziwienia, iż niełatwo było im znaleźć informacje o Targach. Z rozmów z klientami zauważyliśmy, iż sytuacji nie polepszał fakt konieczności uiszczenia opłaty parkingowej. (…) Do czynników, które nie spełniły naszych oczekiwań należały też pomniejsze sytuacje, m.in. catering, „wózek kawowy”, który nie był w stanie obsłużyc należycie nawet części stanowisk. (…) Usługi, które powinny być zapewnione jako standard (jak np. wi-fi) były dodatkowo płatne. W związku z nieadekwatną ceną poniesioną za udział w Targach Rodzinnych – do jakości świadczonej usługi – wnosimy o obniżenie dla wszystkich wymienionych firm (poniżej) opłaty o 50 proc. wartości należności.”

Pod pismem podpisali się przedstawiciele 19 firm. Skontaktowaliśmy się z firmą RedNet i poprosiliśmy o wyjaśnienie sytuacji. Poniżej prezentujemy obszerną rozmowę z Mają Długołęcką, dyrektorem projektu.

Proszę powiedzieć ilu wystawców i odwiedzających zgromadziła gdańska edycja Targów Rodzinnych?

W Gdańsku mieliśmy 43 wystawców i ponad 3100 zwiedzających – rodziców z dziećmi. W tym roku po raz pierwszy gościliśmy w nowym obiekcie konferencyjno-wystawienniczym w Gdańsku – Amber Expo. Jak zawsze zmiana lokalizacji budzi pewien niepokój u organizatora i tym razem nie było inaczej. Zmiana ta była jednak nieunikniona jako bezpośredni wynik zmiany siedziby MTG i wyłączeniem z użytkowania dotychczasowych hal wystawienniczych zlokalizowanych na ul. Beniowskiego w Gdańsku (miejsca, w którym odbywały się nasze wcześniejsze imprezy, w tym ta z kwietnia 2012).

Niektórzy wystawcy twierdzili, że w Gdańsku było zbyt mało odwiedzających jak na tak dużą imprezę. Sugerują, że była słabo rozreklamowana. Jakie jest pani stanowisko, jak i gdzie była reklamowana impreza, ile było, przynajmniej szacunkowo, policzalnych nośników typu bilbordy, plakaty, gdzie emitowano spoty reklamowe, jakie były inne sposoby promocji targów?

Faktycznie tegoroczne Targi Rodzinne w Gdańsku miały zdecydowanie słabszą frekwencję w odniesieniu do poprzednich naszych imprez i, obiektywnie oceniając, dla nas jako organizatora również nie była satysfakcjonująca, tym bardziej, że Trójmiasto przyzwyczaiło nas do zdecydowanie lepszych statystyk. Niemniej jednak należy pamiętać, że lokalizacja obiektu wyklucza element przypadkowości jeśli chodzi o zwiedzających. Zatem ponad 3100 osób, które przyjechało na ul. Żaglową, zlokalizowaną w znacznej odległości od centrum (niestety połączenie komunikacyjne z obiektem pozostawia również wiele do życzenia) – to ponad 3100 osób będących potencjalnymi klientami naszych wystawców, a co ważniejsze ponad 3100 osób, które dokładnie wiedziały dokąd jadą i po co.

Zapewniam, że niezadowalająca frekwencja nie była wynikiem zarzucanego braku kampanii promującej wydarzenie. Jak przed każdą imprezą tak i tym razem kampania była realizowana z wykorzystaniem nośników typu BB i CLP na terenie Trójmiasta (głównie Gdańska) – łącznie ok. 50 nośników, na których przekazy Targów Rodzinnych były widoczne w terminie 1-15.04 (miesiąc reklamowy zazwyczaj jest dzielony na kampanie I i II połowi miesiąca, zatem aby wykorzystać pełne 2 tygodnie zdecydowaliśmy się na I poł. miesiąca), po tym terminie udało nam się najem części z nośników (w miarę możliwości i dostępności) przedłużyć o kolejny tydzień.

Kampania outdoor’owej jak zwykle towarzyszyła kampania w internecie. Współpracujące z nami portale publikowały zapowiedzi targów w formie tekstów redakcyjnych oraz organizatorskich, które były uzupełniane kampanią odsłonową (bannerki reklamowe w różnych rozmiarach). W tygodniu poprzedzającym targi przeprowadziliśmy również ulotkowanie, w ramach którego zostało rozdanych 10 000 ulotek. Mieszkańcy Trójmiasta odwiedzający gdańskie galerie i zoo mogli otrzymać zniżkowe ulotki, zapraszające na targi.

Przez 3 dni poprzedzające targi miała również miejsce kampania w Radio Gdańsk, w którym dało się słyszeć nasze spoty reklamowe, a w ostatnim przed targami wydaniu Dziennika Bałtyckiego pojawiła się nasza reklama. Reklama prasowa pracowała na korzyść imprezy również w periodykach – magazynach kolorowych „branżowych” i parentingowych (np. Gaga, Bliżej Przedszkola)

Oczywiście w trakcie przygotowań prowadziliśmy również działania informujące i promocyjne z wykorzystaniem profilu FB – naszego i niektórych z wystawców oraz profile FB mediów z nami współpracujących – strony www targów. Całość uzupełniały mailingi do naszych baz. Targi Rodzinne zostały zgłoszone również do akcji Rozsmakuj się w Gdańsku – Weekend za pół ceny! – to dodatkowe źródło promocji i informacji o imprezie.

Zapewniam, że dołożyliśmy nie mniejszych niż w zeszłym roku starań, aby zaprosić do odwiedzenia nas podczas Targów Rodzinnych. Niestety efekt nie jest zadowalający również dla nas. Nie mniej jednak wykonaliśmy, w miarę możliwości, szereg działań, dzięki którym liczyliśmy na wyższą liczbę zwiedzających.

Kwestia płatnego parkingu, który podobno odstraszał zwiedzających – ile kosztował, dlaczego był płatny, czy można było uniknąć opłat? Płatne było również wi-fi – dla niektórych firm podstawa ekspozycji. Dlaczego było płatne, ile kosztowało?

RedNet Media jest organizatorem Targów Rodzinnych, nie operatorem obiektu, w którym się odbywają. Zasadę odpłatności za parkowanie na terenie Amber Expo reguluje operator obiektu. On ustala cennik. Opłata była, m.in. na naszą prośbę niska i wynosiła 2zł/h, przy czym pierwsza godzina parkowania była bezpłatna. W związku ze znaczą odległością od centrum miasta i słabym połączeniom komunikacyjnych, większość zwiedzających przyjeżdżała na targi autami. Jednak nie odnotowaliśmy żadnych skarg ani zażaleń ze strony zwiedzających. Trudno też mówić o sytuacji, w której opłata parkingowa w wysokości 2zł/h byłaby czynnikiem „odstraszającym” zwiedzających.

Podobnie ma się sytuacja z dostępem do wi-fi. To obiekt reguluje kwestie dostępu do sieci i łącz na terenie obiektu. Tutaj chciałabym podkreślić, że redNet Media nigdy nie zapewniało na żadnych swoich imprezach bezpłatnego dostępu do Internetu w ramach umowy (podobnie jak nie gwarantuje bezpłatnego parkingu dla Zwiedzających i Wystawców). Zawsze jednak, jeżeli spłynie do nas takie zapotrzebowanie z wyprzedzeniem zamawiamy taką usługę. W Gdańsku takich zgłoszeń przed targani nie mieliśmy. Dla firm, dla których podstawą ekspozycji jest dostęp do sieci, kwestią istotną powinno być zgłoszenie takiej potrzeby i ustalenie czy taka usługa znajduje się w ofercie targów. Niestety nie wszystkie obiekty udostępniają hasła wi-fi „w standardzie”, tak jak nie każdy organizator posiada taką usługę „w standardzie”. Dostęp do Internetu w Polsce jeszcze nie jest bezpłatny stąd te ograniczenia w dostępie do sieci, ale liczę na to, że kiedyś nastąpi era Internetu wolnego od opłat.

Kilkunastu wystawców podpisało się pod protestem skierowanym do organizatora. Żądają zwrotu połowy opłaty targowej. Jak traktujecie to pismo, czy żądanie będą spełnione?

Faktycznie wpłynęło do nas pismo reklamacyjne od jednego z wystawców, do którego została załączona lista podpisów innych „niezadowolonych” wystawców. Spodziewaliśmy się go, tym bardziej, że to działanie było przeprowadzane dosyć jawnie i to już w pierwszym dniu targów od godzin południowych, co wzbudziło nasze duże wątpliwości co do jego zasadności. Ocena targów przed ich półmetkiem nie jest możliwa – proszę przyznać – a jak wiadomo efekty potargowe mierzy się nie w kategoriach tu i teraz, a w okresie do ich następnej edycji – okres liczony przynajmniej w miesiącach. Wystawcy prowadzący sprzedaż na imprezach takich jak Targi Rodzinne nie mogą zakładać, że utarg z dwóch dni pozwoli im na pokrycie kosztów wystawiennictwa i dodatkowy zysk. Nie takie jest założenie imprez wystawienniczych. Są one tworzone by móc promować swoją działalność, wyróżnić się spośród konkurencji, budować/wzmacniać wizerunek, zachęcać do spotkania z nim po targach, powrotu do jego oferty, wzbudzać zainteresowanie i potrzebę u potencjalnego klienta.

Wracając jednak do pisma reklamacyjnego (gwarantuję – nie towarzyszył mu protest). Oczywiście potraktowaliśmy je bardzo poważnie, tym bardziej, że to pierwsza w historii tego projektu reklamacja. Niestety ze względów stricte prawno-formalnych reklamacja, pomimo załączonej pod nią listy podpisów, nie mogła zostać uznana przez nas za zbiorową. Niemniej jednak skontaktowaliśmy się z każdą z podpisanych na liście firm z informacją, że takie pismo otrzymaliśmy i że możliwe jest złożenie oddzielnej, indywidualnej reklamacji. Do tej pory wpłynęła jedna.

Jak się okazało, znaczna większości z tych firm uznała to pismo za nieporozumienie i wykorzystanie niezadowolenia z mniejszej niż oczekiwana frekwencja. Po wyjaśnieniu kwestii związanych z odpłatnością za parking i dostępem do wi-fi (rozmowy z większością z tych firm również na ten temat miały miejsce w drugiej połowie targów) temat został uznany za niebyły zarówno przez nas jak i te firmy.

Oczywiście obydwie reklamacje, jakie do nas wpłynęły, zostały rozpatrzone a wynik rozpatrzenia został przedstawiony w informacji zwrotnej. Żądanie zwrotu połowy kosztów na podstawie argumentów zawartych w pismach reklamacyjnych jest nieuzasadnione. Nie dotyczą bowiem one warunków umowy targowej. W żadnym z punktów regulujących warunki udziału w Targach nie ma mowy o zapewnieniu bezpłatnego parkingu lub dostępu do wi-fi. Zarzut odnośnie „braku kampanii” jest również nieuzasadniony. Proszę pamiętać, że jedyne co może zrobić organizator imprezy – każdej imprezy – to dołożyć starań, aby zapewnić gości i zwiedzających. Nie może jednak zagwarantować frekwencji na określonym poziomie – jest to zwyczajnie niemożliwe z uwagi na istotę tego typu wydarzeń i dobrowolność uczestnictwa w nich.

Pozwolę sobie dodać słów kilka na temat dość niezręcznej i zaskakującej dla nas sytuacji. Dlaczego zaskakującej? Nie spodziewaliśmy się takiej reakcji i determinacji w działaniu ze strony wystawcy, z którym współpracujemy niemalże od pierwszej naszej imprezy w Gdańsku. To wystawca, którego z racji długotrwałej współpracy traktowaliśmy raczej jako przyjaciela imprezy. Ceniliśmy jego wkład w przygotowanie i atrakcje jakie zapewniał zwiedzającym i niejednokrotnie daliśmy temu dowód. Tym bardziej jest nam trudno zrozumieć dlaczego wystawca zamiast wykorzystać Targi Rodzinne efektywnie, na pozyskiwanie klienta (miał na to 2 dni i frekwencję na poziomie ponad 3100 osób), zmarnował je na przeprowadzenie tak nieprzemyślanej akcji, marnując jednocześnie cenny czas innych, zabierając ich uwagę, którą mogli skupić na zwiedzających? To pytanie zapewne pozostanie bez odpowiedzi.

Jest nam tym bardziej przykro, że zawsze jesteśmy otwarci na rozmowę, słuchamy i staramy się reagować na wszelkiego rodzaju zgłoszenia. Tym razem nie dano nam nawet szansy, a wybrana droga była najgorszą – nie przynoszącą korzyści nikomu wersją wydarzeń. Wielu nieporozumień można uniknąć na drodze rozmów i wyjaśnień. Do tego zawsze zachęcamy. Jesteśmy do dyspozycji wystawców przed, w trakcie i po targach.

Proszę o ogólna ocenę edycji w Gdańsku.

Najmniejsza z dotychczasowych imprez rodzinnych realizowanych przez nas w Gdańsku. Niewysoka, jak na Gdańsk, liczba wystawców i niesatysfakcjonująca frekwencja zdecydowanie zmusza do wyciągnięcia wniosków i zidentyfikowania elementów jakie się przyczyniły do tego stanu rzeczy. Lokalizacja? Za mało „agresywna” komunikacja reklamowa? Termin pokrywający się z akcją Rozsmakuj się w Gdańsku – Weekend za pół ceny? Z pewnością wszystko weźmiemy pod uwagę i dokładnie przeanalizujemy, by uniknąć podobnych sytuacji. Pokrzepiające jednak jest to, że ze strony zwiedzających spotykamy się z naprawdę dobrymi opiniami – zarówno na temat organizacji jak i na temat wystawców. Dowodem na to niech będą uśmiechnięte dzieciaki i zadowoleni z czasu spędzonego na targach rodzice.

Gorąco wierzymy w Targi Rodzinne, ich ideę, i w to, że istnieje realna potrzeba takiego miejsca zarówno dla zwiedzających jak i wystawców. Pozostaje mieć nadzieję, że w świadomości wystawców funkcjonuje takie samo przekonanie i świadomość, że to oni tworzą imprezę – dla siebie i swoich potencjalnych klientów, a wspólny wysiłek działa zawsze na korzyść obydwu stron. My, jako organizator, jesteśmy po to, by móc zapewnić naszym klientom dobrze zorganizowane miejsce i warunki do prezentacji oferty i trzymać kciuki za ich sukcesy. W końcu sukces wystawców i zadowolenie zwiedzających, to nasz sukces.